Ausleihzettel: 10 kostenlose Vorlagen für PDF, Word und Excel

Ein Akkuschrauber fehlt in der Werkstatt, ein Beamer wurde vor drei Wochen ausgeliehen und niemand weiß mehr, wer ihn hat. Oder ein Schüler gibt sein Schulbuch nicht zurück, obwohl das neue Schuljahr längst begonnen hat. Solche Situationen kennst du vielleicht. Häufig liegt das Problem nicht an fehlender Zuverlässigkeit, sondern an einer einfachen Sache: Die Ausleihe wurde nicht dokumentiert.

Mit einem Ausleihzettel lässt sich das vermeiden. Das einfache Formular hält fest, wer einen Gegenstand ausgeliehen hat, wann er zurückgegeben werden soll und in welchem Zustand er übergeben wurde.

Ob im Unternehmen, in der Schule, im Sportverein oder bei der privaten Vermietung: Ein gut strukturierter Ausleihschein sorgt für Ordnung, schafft Verbindlichkeit und erspart dir unnötige Rückfragen.

Auf dieser Seite findest du 10 kostenlose Ausleihzettel-Vorlagen für unterschiedliche Einsatzbereiche. Die Vorlagen stehen als ausfüllbares PDF sowie als bearbeitbare Word- und Excel-Dateien zur Verfügung.

Was ist ein Ausleihzettel?

Ein Ausleihzettel ist ein Formular, mit dem die vorübergehende Ausgabe eines Gegenstands dokumentiert wird. Er dient als Nachweis darüber, wer welche Sache erhalten hat und zu welchem Zeitpunkt die Rückgabe vereinbart wurde.

Im Alltag werden verschiedene Begriffe verwendet, die eine ähnliche Bedeutung haben:

• Ausleihzettel: Einfaches Formular zur Dokumentation einer Ausleihe.
• Ausleihschein: Schriftliche Bestätigung über die Ausgabe eines Gegenstands.
• Leihschein: Häufig verwendete Bezeichnung für die Dokumentation einer kostenlosen Leihe.
• Ausleihliste: Tabelle, in der mehrere Ausleihvorgänge erfasst werden.
• Übergabeprotokoll: Ausführlichere Dokumentation, die auch den Zustand und das Zubehör umfasst.
• Geräteausgabeschein: Spezieller Nachweis für Maschinen, Werkzeuge und technische Geräte.

Ein Ausleihzettel muss nicht kompliziert sein. In vielen Fällen genügt bereits eine Seite mit einigen Feldern und Unterschriften. Entscheidend ist, dass die Informationen vollständig und später nachvollziehbar sind.

10 kostenlose Ausleihzettel-Vorlagen zum Herunterladen

Je nachdem, was du verleihst, benötigst du unterschiedliche Angaben. Ein Ausleihzettel für Bücher sieht anders aus als ein Übergabeformular für Baumaschinen. Deshalb haben wir zehn verschiedene Vorlagen zusammengestellt, die auf typische Einsatzbereiche abgestimmt sind.

Du kannst jede Vorlage kostenlos herunterladen und für deinen eigenen Bedarf verwenden.

Allgemeiner Ausleihzettel – universelle Vorlage

Der allgemeine Ausleihzettel eignet sich für nahezu alle Gegenstände. Du kannst damit beispielsweise Möbel, Haushaltsgeräte, Dekorationen, Werkzeuge oder technische Ausrüstung verleihen.

Die Vorlage enthält Felder für den Namen des Entleihers, die ausgeliehenen Gegenstände, die Menge, das Ausgabedatum und den geplanten Rückgabetermin. Zusätzlich lassen sich Zustand und Besonderheiten festhalten.

Ideal für: Privatpersonen, kleine Unternehmen, Vereine und gelegentliche Ausleihen.

Ausleihzettel für Werkzeuge

In Handwerksbetrieben und Werkstätten wechseln Werkzeuge häufig den Besitzer. Heute benötigt ein Mitarbeiter die Bohrmaschine, morgen wird sie auf einer anderen Baustelle gebraucht. Ohne Dokumentation geht schnell der Überblick verloren.

Ein spezieller Werkzeug-Ausleihzettel erfasst deshalb nicht nur den Namen des Entleihers, sondern auch die Inventarnummer, den Einsatzort und das mitgegebene Zubehör.

Gerade bei Akku-Werkzeugen ist es sinnvoll, Ladegeräte, Akkus und Transportkoffer einzeln aufzuführen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter erhält einen Akku-Bohrschrauber mit zwei Akkus und einem Ladegerät. Bei der Rückgabe wird überprüft, ob alle drei Komponenten wieder vorhanden sind.

Ausleihzettel für Geräte und Maschinen

Bei hochwertigen Maschinen reicht ein einfacher Ausleihschein häufig nicht aus. Hier spielen Betriebsstunden, technische Ausstattung, Zubehör und der Zustand bei der Übergabe eine wichtige Rolle.

Ein Ausleihzettel für Geräte und Maschinen eignet sich beispielsweise für Rüttelplatten, Baugeräte, Reinigungsmaschinen, Generatoren oder Gartengeräte.

Zusätzlich zu den üblichen Angaben solltest du bei Bedarf folgende Informationen dokumentieren:

• Hersteller und Modell
• Seriennummer oder Inventarnummer
• Betriebsstunden oder Zählerstand
• Mitgeliefertes Zubehör
• Sichtbare Beschädigungen
• Einweisung in die Bedienung

Wichtig: Fotografiere hochwertige Maschinen bei der Ausgabe und Rückgabe. Dokumentiere insbesondere bereits vorhandene Schäden. Das kann spätere Diskussionen über den Zustand des Geräts vermeiden.

Ausleihzettel für Schulen

Schulen verleihen weit mehr als nur Schulbücher. Tablets, Laptops, Musikinstrumente, Sportgeräte, Taschenrechner und technische Ausstattung werden regelmäßig an Schüler oder Lehrer ausgegeben.

Ein Ausleihzettel für Schulen sollte neben dem Namen auch die Klasse, den ausgeliehenen Gegenstand und den vorgesehenen Rückgabetermin enthalten.

Bei langfristigen Ausleihen, beispielsweise eines Tablets für ein ganzes Schuljahr, sind zusätzliche Angaben zum Zustand und zum Zubehör sinnvoll.

Ausleihzettel für Bücher und Bibliotheken

In Bibliotheken und Büchereien gehört die Ausleihe zum täglichen Geschäft. Auch in kleinen Vereinsbibliotheken, Schulbibliotheken oder privaten Büchersammlungen kann eine schriftliche Erfassung hilfreich sein.

Ein Ausleihzettel für Bücher enthält typischerweise den Buchtitel, den Autor, die Buch- oder Inventarnummer sowie das Ausleih- und Rückgabedatum.

Bei größeren Buchbeständen empfiehlt sich zusätzlich die ISBN, um verschiedene Ausgaben eines Buches unterscheiden zu können.

Tipp: Trage den Rückgabetermin möglichst direkt bei der Ausgabe ein. Ohne konkretes Datum wird aus einer kurzfristigen Ausleihe schnell eine Dauerleihgabe.

Ausleihzettel für Mitarbeiter

Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern zahlreiche Arbeitsmittel zur Verfügung. Dazu gehören beispielsweise Werkzeuge, Firmenhandys, Laptops, Messgeräte, Schlüssel oder spezielle Arbeitsausrüstung.

Ein Ausleihzettel für Mitarbeiter dokumentiert, welche Gegenstände ausgegeben wurden und wer sie erhalten hat. Besonders hilfreich ist das bei wechselnden Arbeitsplätzen, Projektteams und gemeinsam genutzter Ausstattung.

Die Vorlage kann auch bei der Rückgabe von Arbeitsmitteln verwendet werden, beispielsweise beim Wechsel einer Abteilung oder beim Ausscheiden eines Mitarbeiters.

Ausleihzettel für IT-Geräte

Laptops, Tablets, Smartphones, Beamer und andere IT-Geräte gehören zu den Gegenständen, die besonders häufig innerhalb eines Unternehmens oder einer Bildungseinrichtung verliehen werden.

Hier kommt es auf eine eindeutige Identifikation an. Modellbezeichnungen allein genügen nicht, wenn beispielsweise zwanzig identische Notebooks im Einsatz sind.

Deshalb sollte ein IT-Ausleihzettel die Seriennummer, die Inventarnummer und das übergebene Zubehör enthalten.

Außerdem ist es sinnvoll, zu dokumentieren, ob Netzteile, Taschen, Adapter oder Eingabegeräte mit ausgegeben wurden.

 Ausleihzettel für Schlüssel

Schlüssel werden in Hotels, Unternehmen, Sportanlagen und Hausverwaltungen regelmäßig ausgegeben. Gerade bei mehreren Gebäuden oder Schließanlagen kann der Verlust eines Schlüssels erhebliche organisatorische Folgen haben.

Ein Schlüssel-Ausleihzettel sollte die Schlüsselnummer, den zugehörigen Bereich, den Namen des Empfängers und den Ausgabezeitpunkt enthalten.

Auch die Rückgabe sollte ausdrücklich bestätigt werden.

Beispiel: Ein externer Handwerker erhält für zwei Tage einen Zugangsschlüssel zum Technikraum. Die Ausgabe wird dokumentiert und bei der Rückgabe gegengezeichnet.

Ausleihzettel für Sportgeräte

Sportvereine, Schulen, Hotels und Freizeitanbieter verleihen regelmäßig Sportgeräte. Dazu gehören beispielsweise Fahrräder, Schlittschuhe, Skier, Stand-up-Paddle-Boards, Helme oder Schutzausrüstung.

Bei diesen Gegenständen spielen Größe, Zustand und Zubehör eine wichtige Rolle. Ein Ausleihschein kann deshalb neben der Gerätebezeichnung auch die Größe oder eine eindeutige Artikelnummer enthalten.

Bei sicherheitsrelevanter Ausrüstung sollte die Ausgabe zusätzlich mit einer geeigneten Zustands- und Funktionsprüfung verbunden sein.

Ausleihzettel für Veranstaltungstechnik

Bei Veranstaltungen werden häufig zahlreiche Gegenstände gleichzeitig ausgeliehen. Mikrofone, Lautsprecher, Mischpulte, Beleuchtung, Stative, Kabel und Adapter müssen nach der Veranstaltung wieder vollständig zurückkommen.

Ein Ausleihzettel für Veranstaltungstechnik sollte deshalb mehrere Positionen, Mengen und Zubehörteile übersichtlich erfassen können.

Gerade bei größeren Veranstaltungen lohnt es sich, einzelne Sets zusammenzufassen und mit einer Packliste zu arbeiten.

Beispiel: Ein Veranstaltungstechniker erhält zwei Lautsprecher, vier Mikrofone, sechs Kabel und zwei Stative. Bei der Rückgabe wird jede Position kontrolliert.

PDF, Word oder Excel: Welcher Ausleihzettel ist am besten?

Unsere Vorlagen stehen in drei unterschiedlichen Dateiformaten zur Verfügung. Welches Format sich am besten eignet, hängt davon ab, wie häufig du Gegenstände verleihst und wie du deine Ausleihen organisieren möchtest.

Ausleihzettel als PDF

Ein PDF eignet sich besonders, wenn du ein fertiges Formular benötigst, das auf unterschiedlichen Geräten gleich aussieht.

Die ausfüllbaren PDF-Vorlagen kannst du direkt am Computer bearbeiten oder ausdrucken und handschriftlich ausfüllen. Je nach verwendetem PDF-Programm lassen sich die Eingaben anschließend speichern.

Ausleihzettel als Word-Dokument

Eine Word-Vorlage ist ideal, wenn du das Formular individuell anpassen möchtest. Du kannst beispielsweise eigene Felder ergänzen, das Firmenlogo einsetzen oder Hinweise zu deinen Ausleihbedingungen hinzufügen.

Die Vorlagen enthalten einen Mustereintrag sowie leere Zeilen, die du flexibel erweitern kannst.

Ausleihzettel als Excel-Tabelle

Excel eignet sich vor allem dann, wenn du mehrere Gegenstände oder Ausleihvorgänge übersichtlich verwalten möchtest.

Du kannst die Tabelle erweitern, Einträge sortieren und zusätzliche Spalten für Rückgabestatus, Verantwortliche oder Standorte ergänzen.

Die Excel-Vorlagen enthalten ebenfalls einen Mustereintrag und mehrere leere Zeilen.

Vorteile: Gut für Listen, größere Mengen und wiederkehrende Ausleihen.

Welche Angaben gehören auf einen Ausleihzettel?

Ein guter Ausleihzettel sollte so einfach wie möglich und so ausführlich wie nötig sein. Niemand möchte bei jeder Werkzeugausgabe erst ein mehrseitiges Formular ausfüllen.

Die folgenden Informationen sind für die meisten Ausleihvorgänge sinnvoll.

1. Name des Entleihers: Wer hat den Gegenstand erhalten? Bei Unternehmen können zusätzlich Abteilung, Projekt oder Standort erfasst werden. Kontaktdaten sollten nur aufgenommen werden, soweit sie für die Ausleihe erforderlich sind.
2. Bezeichnung des Gegenstands: Die Beschreibung sollte eindeutig sein. Statt nur „Bohrmaschine“ einzutragen, ist eine genauere Bezeichnung wie „Bosch Akku-Bohrschrauber GSR 18V“ hilfreicher.
3. Inventarnummer oder Seriennummer: Gerade bei baugleichen Gegenständen ist eine eindeutige Nummer wichtig. Mit ihr lässt sich später feststellen, welches konkrete Gerät ausgegeben wurde.
4. Ausleihdatum: Hier wird dokumentiert, wann der Gegenstand tatsächlich übergeben wurde. Bei kurzfristigen Ausleihen kann auch die Uhrzeit wichtig sein.
5. Geplantes Rückgabedatum: Ohne Rückgabefrist lässt sich schwer feststellen, ob eine Ausleihe bereits überfällig ist. Deshalb sollte möglichst immer ein konkreter Rückgabetermin vereinbart werden.
6. Zustand bei der Ausgabe: Ist der Gegenstand vollständig, funktionsfähig und frei von Beschädigungen? Bereits vorhandene Mängel sollten vor der Übergabe festgehalten werden.
7. Zubehör: Bei vielen Produkten gehören mehrere Teile zusammen. Ein Laptop benötigt beispielsweise ein Netzteil, eine Kamera möglicherweise eine Speicherkarte und ein Werkzeug zusätzliche Akkus.
8. Unterschriften: Mit einer Unterschrift können die Beteiligten bestätigen, dass die dokumentierte Übergabe stattgefunden hat. Bei der Rückgabe kann entsprechend eine zweite Bestätigung erfolgen.

Ausleihzettel richtig ausfüllen: Ein praktisches Beispiel

Angenommen, du betreibst eine kleine Werkstatt mit mehreren Mitarbeitern. Ein Mitarbeiter benötigt für zwei Tage eine Akku-Bohrmaschine.

Der ausgefüllte Ausleihzettel könnte folgendermaßen aussehen:

So ist eindeutig dokumentiert, wer das Werkzeug erhalten hat. Kommt die Bohrmaschine nicht rechtzeitig zurück, lässt sich der zuständige Mitarbeiter schnell ermitteln.

Bei der Rückgabe wird kontrolliert, ob Werkzeug und Zubehör vollständig sind. Danach wird der Vorgang abgeschlossen.

Ausleihzettel oder Leihvertrag: Wo liegt der Unterschied?

Ein Ausleihzettel und ein Leihvertrag sind nicht zwangsläufig dasselbe.

Der Ausleihzettel dient vor allem der Dokumentation. Er hält fest, welcher Gegenstand ausgegeben wurde und wann die Rückgabe vorgesehen ist.

Ein Leihvertrag regelt dagegen die Rechte und Pflichten der Vertragsparteien. Dazu können beispielsweise die erlaubte Nutzung, die Rückgabe, der Umgang mit Beschädigungen oder weitere Vereinbarungen gehören.

Im deutschen Recht bezeichnet die Leihe grundsätzlich eine unentgeltliche Gebrauchsüberlassung (§ 598 BGB). Wird für die Nutzung eines Gegenstands ein Entgelt vereinbart, kann rechtlich ein Mietvertrag vorliegen.

Ein Ausleihzettel kann Bestandteil einer solchen Vereinbarung sein, ersetzt aber nicht automatisch die notwendigen Vertragsbedingungen.

Wichtig: Wenn du hochwertige Maschinen oder Geräte gewerblich vermietest, solltest du neben einem Übergabeprotokoll geeignete Mietbedingungen verwenden. Ein einfacher Ausleihschein allein regelt nicht alle Fragen rund um Haftung, Schäden oder verspätete Rückgaben.

Die häufigsten Fehler bei Ausleihzetteln

Ein Ausleihzettel ist schnell erstellt. In der Praxis entstehen Probleme jedoch häufig dadurch, dass wichtige Angaben fehlen oder die Formulare nicht konsequent verwendet werden.

Fehler 1: Kein konkreter Rückgabetermin

Die Angabe „nächste Woche“ ist ungenau. Vereinbare möglichst ein festes Datum und bei zeitkritischen Gegenständen zusätzlich eine Uhrzeit.

Fehler 2: Keine eindeutige Gerätekennzeichnung

Wenn fünf identische Bohrmaschinen vorhanden sind, reicht die Bezeichnung „Bosch Bohrmaschine“ nicht aus. Verwende Inventarnummern oder Barcodes.

Fehler 3: Zubehör wird vergessen

Ein Gerät kommt zurück, aber das Ladegerät fehlt. Ohne Zubehörliste lässt sich später nur schwer nachvollziehen, welche Teile ursprünglich ausgegeben wurden.

Fehler 4: Schäden werden nicht dokumentiert

Bei der Rückgabe fällt ein Kratzer auf. War er schon vorher vorhanden? Eine kurze Zustandsbeschreibung und gegebenenfalls ein Foto können solche Fragen klären.

Fehler 5: Der Rückgabestatus wird nicht aktualisiert

Das Werkzeug liegt längst wieder im Lager, steht aber weiterhin als verliehen in der Liste. Deshalb sollte die Rücknahme genauso sorgfältig dokumentiert werden wie die Ausgabe.

Fehler 6: Ausleihzettel werden nicht zentral abgelegt

Wenn Formulare in verschiedenen Ordnern, Schubladen oder E-Mail-Postfächern liegen, wird die Suche unnötig aufwendig. Lege deshalb einen einheitlichen Ablageort fest.

Ausleihzettel digital verwalten: Wann lohnt sich das?

Für gelegentliche Ausleihen ist ein Papierformular oft vollkommen ausreichend. Wenn du beispielsweise zweimal im Monat Geräte an Vereinsmitglieder ausgibst, brauchst du dafür nicht unbedingt eine umfangreiche Software.

Anders sieht es aus, wenn du regelmäßig zahlreiche Gegenstände verleihst oder mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf denselben Bestand zugreifen.

Dann entstehen typische Herausforderungen:

• Niemand weiß sofort, welche Geräte verfügbar sind.
• Mehrere Personen reservieren denselben Gegenstand.
• Ausleihzettel müssen aufwendig gesucht werden.
• Rückgaben werden vergessen oder verspätet dokumentiert.
• Beschädigte Geräte werden versehentlich erneut ausgegeben.
• Inventuren erfordern viel Handarbeit.
• Reservierungen aus verschiedenen Standorten sind schwer zu koordinieren.

Spätestens an diesem Punkt lohnt es sich, über eine digitale Ausleihverwaltung nachzudenken.

Vom Ausleihzettel zur professionellen Verleihsoftware

Eine digitale Verleihverwaltung übernimmt viele Aufgaben, für die du bisher Papierformulare, Excel-Tabellen und Kalender benötigst.

Mit dem DRIU Verleih System kannst du Vermietungen, Reservierungen, Ausgabe und Rückgabe von Gegenständen zentral verwalten.

Statt jeden Ausleihschein manuell auszufüllen, werden die relevanten Informationen direkt im System erfasst.

Besonders interessant ist die Verbindung mit Barcodes: Jedes Gerät kann eine eindeutige Nummer erhalten. Bei der Ausgabe oder Rückgabe wird der Barcode gescannt und das richtige Produkt im System zugeordnet.

Das bietet mehrere Vorteile:

• Verfügbarkeit prüfen: Erkenne, welche Gegenstände noch verfügbar oder bereits reserviert sind.
• Barcodes verwenden: Identifiziere Geräte und Produkte eindeutig.
• Ausgabe und Rückgabe dokumentieren: Erfasse Ausleihvorgänge ohne Papierformulare.
• Inventar verwalten: Behalte deinen Gerätebestand und den jeweiligen Status im Blick.
• Beschädigungen erfassen: Dokumentiere Mängel und den Zustand von Geräten.
• Mehrere Standorte verwalten: Organisiere Bestände und Ausleihen über eine gemeinsame Plattform.
• Reservierungen ermöglichen: Lass Kunden Produkte und Geräte bei Bedarf direkt online buchen.

Die Verleihsoftware eignet sich nicht nur für klassische Vermietunternehmen, sondern auch für Betriebe, die eigene Werkzeuge, Maschinen oder andere Gegenstände regelmäßig ausgeben.

Interessant: Ein digitaler Ausleihvorgang lässt sich mit Barcode-Scannern deutlich vereinfachen. Anstatt Namen, Inventarnummern und Gerätebezeichnungen jedes Mal erneut einzutragen, kann die Software vorhandene Informationen direkt zuordnen.

Mehr über die Möglichkeiten erfährst du auf Verleih-System.de. Dort kannst du auch eine kostenlose Demo anfragen.

 Häufige Fragen zum Ausleihzettel

Ausleihzettel kostenlos nutzen oder Ausleihen digitalisieren?

Ein Ausleihzettel ist eine einfache und bewährte Möglichkeit, Gegenstände kontrolliert zu verleihen. Für Schulen, Vereine, Privatpersonen und kleine Betriebe reichen gut gestaltete Formulare häufig aus.

Entscheidend ist, dass du die Ausleihen konsequent dokumentierst. Ein vollständig ausgefüllter Ausleihzettel ist wesentlich hilfreicher als eine umfangreiche Liste, die niemand pflegt.

Mit zunehmendem Bestand verändern sich allerdings die Anforderungen. Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Geräte ausgeben, Rückgaben überwachen oder Reservierungen koordinieren müssen, wird die Papierverwaltung schnell aufwendig.

Vielleicht ist deshalb nicht nur die Wahl des richtigen Ausleihzettels interessant, sondern auch die Frage, wie viel Zeit du mit einer digitalen Verwaltung sparen kannst. Das DRIU Verleih System verbindet Reservierungen, Geräteverwaltung, Barcodes sowie Ausgabe und Rückgabe in einer gemeinsamen Software.

Unser Tipp: Starte mit einer der kostenlosen Vorlagen. Wenn dein Verleih wächst und die Verwaltung zunehmend Zeit kostet, kannst du jederzeit auf eine professionelle digitale Lösung umsteigen.